L’OVT: Drets i Deures en Línia

L’Oficina Virtual de Tràmits (OVT) és un portal web on ciutadania i empreses es poden informar de gairebé 1000 tràmits de la Generalitat de Catalunya. Internet ha capgirat en molts aspectes la nostra vida, i aquest canvi ha arribat fins la manera com ens relacionem amb l’Administració pública.

Oficina Virtual de Tràmits, pàgina principal
Pàgina principal de l’Oficina Virtual de Tràmits

L’Oficina Virtual de Tràmits (OVT)

L’Oficina Virtual de Tràmits (OVT) és un dels servei que ofereix l’Administració Electrònica i, en principi, apropa l’Administració a la ciutadania amb una estructura clara i un redactat lleuger.

L’OVT compta amb dos tipus de continguts. En primer lloc els mers tràmits: el ciutadà realitza una sol·licitud, l’Administració la processa per mitjà de l’organisme o departament corresponent, i el sol·licitant en reb resposta. En segon lloc, hi ha tots els continguts que expliquen de manera àgil les gestions que cal realitzar en determinades situacions vitals.

Dins l’apartat de tràmits pròpiament dits, des d’aquesta branca de l’Administració electrònica s’ofereixen dos serveis de seguiment. El primer permet revisar l’estat dels tràmits específics mitjançant un codi únic. El segon és l’anomenada Carpeta personal de gestions, que ofereix accés global a totes aquelles resoltes, permet la recepció d’avisos i notificacions i l’ús de dades personals preestablertes.

Així doncs, quan accedim a la web oficial de tràmits a la dreta hi ha un cercador i quatre grans eixos de classificació: temes (mobilitat i transport, emergències, justícia o universitats entre d’altres); perfils de l’usuari (dones, col·legis professionals, fundacions, etcètera); tipus de tràmits (tals com borses de treball, tributs o denúncies i reclamacions); i, finalment, l’apartat “què cal fer si…” (on es dibuixen situacions diverses tals com la compra d’un cotxe o casar-se pel civil). A l’esquerra, hi ha un quadre on sota el títol de Suport a la tramitació, on trobem els servis mencionats al paràgraf anterior.

La seguretat a l’OVT

És important comentar que quan ens relacionem amb l’Administració fem ús d’una informació molt sensible, i per això és tan necessari garantir la seguretat en aquest sentit. La certificat digital és “un document electrònic identificatiu, signat per un prestador de serveis de certificació, que garanteix a les terceres persones que el reben o l’utilitzen una sèrie de manifestacions que s’hi contenen com, per exemple, la identitat del titular del certificat, les seves autoritzacions (en forma de rols o permisos), etcètera”. Així doncs, és un element vital dins el funcionament de la Seu Electrònica (i específicament l’OVT) perquè, en tant que protegeix les nostres dades i identitat, dona legitimitat i validesa al sistema. A Catalunya hi ha diversos tipus de certificats digitals, com ara l’idCAT (emès per CATCert per a la ciutadania) o bé el DNI electrònic (emès per la Dirección General de la Policía Nacional).

L’OVT, al servei de Drets i Deures

Una de les grans virtuts de l’OVT és que permet complir amb els drets però també els deures dels ciutadans. D’una banda, s’entén que la població ha de poder relacionar-se amb l’Administració de manera senzilla i eficaç. La Llei 39/2015 sobre el procediment administratiu comú a les administracions públiques estableix que la ciutadania té dret a: la transperència i la participació (coneixement de tots els tràmits de l’Administració en un sol portal); l’accessibilitat als serveis públics 24 hores al dia 7 dies a la setmana; a la simplificació de tràmits i l’agilització de processos administratius; i el dret a no d’aportar un document ja en mans de l’Administració. D’altra banda, aquest sistema també és beneficiós per a ella: permet als ciutadans complir els seus deures (terminis, normativa, accés als formularis, etcètera); en millora el seu servei i, per tant, la seva imatge; millora l’eficàcia interna; integra els diferents canals de prestació i n’impulsa la transformació.

I és que cal destacar que l’Oficina Virtual de Tràmits neix amb una voluntat clara: fer l’administració més eficient, transparent i accessible.

Pel que fa a l’eficiència, el 33% dels tràmits es poden dur a terme íntegrament per internet. Cal destacar que el ciutadà en cap cas hauria de quedar arraconat i perdut entre els mecanismes de l’Administració, i és per això que s’ofereixen Serveis Genèrics d’Atenció. Qualsevol que ho consideri necessari pot demanar ajuda o aclariments mitjançant la bústia de contacte o bé sol·licitar una cita prèvia a una Oficina d’Atenció a la Ciutadania.

Pel que fa a la transperència, de manera diària es publica al portal de Dades Obertes de la Generalitat de Catalunya un fitxer que recull tota la informació de tràmits publicada a l’Oficina Virtual de Tràmits i, per tant, accesible al ciutadà. Aquest fitxer a nivell d’ús intern permet a l’Administració portar un control d’indicadors de disponibilitat de tràmits, i alhora és públic.

Pel que fa a l’accessibilitat, l’Oficina Virtual de Tràmits distribueix els continguts relatius a tràmits, gestions i serveis a la resta de departaments, però cal destacar que la potestat informativa dels tràmits recau sobre el departament promotor del contingut. Així, s’evita la duplicació de funcions i alhora es genera un sol interlocutor, fet que afavoreix la confiança del ciutadà.

Per aconseguir aquests tres objectius, l’OVT s’inspira en principis com els de la multicanalitat, administrativa i documental prèvia la simplificació, el d’accessibilitat o el de proporcinalitat. Cal posar un especial èmfasi en la interoperabilitat, que consisteix en compartir i reutilitzar la informació entre administracions per assolir uns objectius comuns. Per fer-ho, calen uns sistemes informàtics que permetin aquesta interconnexió i facin compatible el funcionament conjunt. Aquest concepte en principi facilita la relació entre la ciutadania i l’Administració, perquè permet al ciutadà tenir només un interlocutor.

OVT: el Catàleg de Dades i Documents i la PICA

L’element clau que permet aquest sistema a casa nostra és el Catàleg de Dades i Documents electrònics de la Generalitat de Catalunya, on les diferents administracions poden accedir a documents i dades sense que el ciutadà, que en un moment donat ja les havia aportat, hi hagi d’intervenir. S’hi accedeix a partir de la Plataforma d’integració i col·laboració administrativa (PICA).

En el cas particular de l’Oficina Virtual de Tràmits, la PICA permet que la sol·licitud del ciutadà arribi al departament competent. Així doncs, actua com a motor de la tramitació, però també invoca altres serveis com els mòduls comuns o la ja explicada interoperablitat.

A tall de resum, l’Oficina Vrtual de Tràmits és un dels serveis que ofereix l’Administració electrònica i que funciona dins el marc de la PICA i el concepte d’interoperabilitat. L’OVT, que permet als ciutadans fer tràmits en línia i accedir a informació clara sobre els mateixos, vol ser una via de relació més eficient, transparent i accessible d’aquests amb l’Administració. Alhora, constitueix un canal que permet complir als ciutadans amb els seus drets i deures (Llei 39/2015).